第一章  总  则

第一条 为规范广东省铁一教育发展基金会（以下简称基金会）的档案管理工作，提高归档的质量，充分发挥档案在反映基金会主要职能活动和基本历史面貌的查考和凭证作用，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》等相关法律的有关规定，结合基金会实际工作情况制定本制度。

第二条 基金会各种具有保存价值的文件、方案、软件、财务资料、人事资料、会议纪要、协议、内外行文图片、音像、实物等都必须立卷、归档。

第二章  档案的收集管理

第三条 坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专（兼）职人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。

第四条 归档的文件材料要求完整、齐全、精确并留意区分不同价值分类整理、立卷。归档材料应妥当管理，严防丢失、毁损。

第五条 档案人员应主动跟踪各类档案的生成过程，主动对接有关方面和人员搜集相应资料。

第六条 基金会档案工作实行分管领导负责制，建立以秘书处为核心、各部门兼职档案员为基础的档案管理体系。

第七条 办公室负责本基金会的档案管理工作。秘书长为档案管理的分管领导，档案管理的主要职责是：

（一）制订基金会档案管理制度和实施办法，组织拟定并实施基金会档案工作业务规范；

（二）负责监督与指导各部门日常文件整理工作，组织完成基金会文件材料的立卷、归档；

（三）负责基金会各类档案、文件资料的接收、整理、分类、保管、利用、统计、鉴定和移交；

（四）开展多种形式的档案宣传教育活动和档案工作人员业务培训；

（五）严格执行保密制度，做好档案安全保密工作。

第八条 基金会内各部门是档案材料形成与归档的主要部分，其主要职责是：

（一）确定档案工作联络人和兼职档案管理员；

（二）制订并组织实施本部门档案工作的规章制度、工作计划；

（三）掌握本部门文件材料的归档范围，负责本部门文件收集、整理、分类等工作；

（四）认真执行归档制度，接受秘书处指导，完成本部门文件材料的归档交接工作。

第九条 基金会各部门按照本办法中的各项规定进行档案管理工作，对档案管理部门的工作予以配合。

第三章  归档范围

第十条 综合档案管理，包括内部管理规章制度,基金会及各部门工作计划、工作总结、项目报告、会议记录等文件资料，以及本基金会的历史沿革、大事记、年报、宣传册、年检报告、重要的电话记录、公章使用等信息资料；

第十一条 合同协议管理，包括基金会与合作单位或个人签订的关于捐赠、合作、委托、承办等事项的协议书、合同书等；

第十二条 往来文件管理，包括基金会与外部单位形成的各种往来文书，相关部门发来的与本基金会有关的决定、条例、规定、批复等文件材料；

第十三条 宣传活动档案管理，包括各类宣传、大型活动的策划方案、总结评估报告、讲话发言稿、新闻稿，以及在活动中形成或采集到的媒体报道剪辑、图片、声像等材料；

第十四条 财务档案管理，包括财务管理制度、会计政策、日常支出财务报销凭证、捐赠收入等入账单据、年度财务收支审计报告、会计决算、财务统计分析等资料；

第十五条 人事档案管理，包括本基金会工作人员的任免、聘用、考核、嘉奖、辞退的文件材料，以及职工劳动、工资、福利方面的文件材料；

第十六条 其他具有保存价值的文件材料。

第四章  立  卷

第十七条 为统一立卷规范，保证案卷质量，立卷工作应由相关部门配合，档案人员负责组卷、编目。按照有关规定，各部门待归档文件材料实行部门立卷制度，各专（兼）职档案工作人员要根据不同类别档案的实际情况将平时收集、积累的文件材料按要求进行整理组卷。

第十八条 案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。

第十九条 归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

第二十条 归档的档案材料应当质地优良，书写工整，声像清晰，符合有关规范和标准的要求。电子文件的归档按国家档案局关于电子文件归档与电子档案管理规范执行。

第五章 档案保管

第二十一条 档案库房应配备必要的设备、装具，符合安全防护要求。

第二十二条 档案存放位置应标识清楚，便于查找。

第二十三条 档案管理人员必须经常检查档案保管情况，及时修复破损、变质档案。

第二十四条 应建立档案借阅制度与公开保密制度，提供便捷的信息资源检索工具，进行档案信息公开和合理封闭。

第六章  档案的销毁

第二十五条 以文书档案保管期限表及使用价值为鉴定依据，由档案员鉴定，将鉴定情况交秘书长审核，提出处理意见，经同意后，对需销毁的档案编造清册，办理批准手续即可销毁。

第二十六条 保管期满的档案（长期和短期）如还需使用，由秘书长同意，提出销毁意见。

第七章  档案借阅、利用工作

第二十七条 本基金会工作人员因工作需要，经理事长签批，可查阅基金会形成的档案资料。经批准阅览的档案只能在档案馆内指定的阅览室内阅览，如需摘抄档案内容，应事先经档案管理人员同意，摘录后要交档案管理人员审查。

第二十八条 凡利用档案者，未经许可不得进入库房或翻阅案卷目录和档案。

第二十九条 借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。

第三十条 本基金会财务人员因工作需要，查阅本人经办的会计档案，需征得主管财务的副理事长同意；财务人员或其它同志因工作需要查阅他人经办的会计档案时，需征得理事长同意并经分管副理事长批准后方可查阅。

第八章 附则

第三十一条 各部门应积极采用电脑信息系统对档案进行管理，提高管理效率。
   第三十二条 本办法自理事会通过之日起执行，由秘书处负责解释和补充。